Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik

A.    Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Setiap organisasi publik maupun swasta memiliki tujuan yang hendak dicapai. Untuk mencapai tujuan organisasi tersebut diperlukan strategi yang dijabarkan dalam bentuk program-program atau aktivitas. Organiasasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisisen sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Sistem pengendalian manajemen sektor publik berfokus pada bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efesien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Sistem pengendalian manajemen tersebut harus didukung dengan perangkat yang lain berupa struktur organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen yang digunakan, manajemen sumber daya manusia, dan lingkungan yang mendukung.

B.  Tipe Pengendalian Manajemen 
      Tipe pengendalian manajemen dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu: 
1.  Pengendalian preventif (preventif control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2.   Pengendalian operasional (operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3.  Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

C.    Struktur Pengendalian Manajemen 
   Suatu organisasi merupakan kumpulan dari berbagai pusat pertanggungjawaban tersebut adalah: 
1)   Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya; 
2) Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi dan memfasilitasi terbentuknya goal congruence; 
3) Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat;
4)  Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan serta sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisisen 
5)  Sebagai alat pengendalian anggaran.

D.    Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal dalam organisasi yang meliputi:   
1).  Rumusan strategi (strategy formulation). Perumusan strategi merupakan proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan kebijakan, serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen puncak (top management). Dalam organisasi pemerintahan, perumusan straegi dilakukan oleh dewan legislatif yang hasilnya berupa Garis-Garis Besar Haluan Negara (GBHN) yang akan menjadi acuan bagi eksekutif dalam bertindak. Strategi yang dihasilkan dari proses perumusan strategi merupakan strategi global (makro) atau dalam perusahaan disebut corporate level strategy. Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan menggunakan analisis SWOT (strenght, weakness, opportunity, threath). Berdasarkan analisis SWOT tersebut, organisasi dapat menentukan strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi perusahaan dapat beruabah atau mengalami revisi (strategy revision), jika terdapat lingkungan yang berubah yang dipengaruhi oleh adanya ancaman (threat) dan kesempatan (opportunity) misalnya adanya inovasi teknologi baru, peraturan pemerintah baru, atau perubahan lingkungan politik dan ekonomi lokal dan global. Proses perumusan strategi pada organisasi sektor publik banyak dipengaruhi oleh sektor swasta. Sama halnya dengan sektor swasta, tahap paling awal dari manajeen strategik pada sektor publik adalah perencanaan. Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. 
2). Perencanaan startegik (strategic plannning). Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan. Tujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer level bawahannya. Adanya komunikasi ini akan memungkinkan terjadi persetujuan antara manajer puncak dengan manajer level bawah mengenai strategi terbaik untuk mecapai tujuan organisasi yang ditetapkan. Hal ini akan mendorong terwujudnya good congruence. Proses strategik merupakan proses yang sistematik yang memiliki prosedur dan skedul yang jelas. Orientasi dilakukannya manajemen strategik pada organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking, strategic leadership, dan strategic organization. Adapun manfaat perencanaan strategik bagi organisasi adalah sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif; Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan; Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannnya alokasi sumber daya yang optimal (efektif dan efisien); dan Sebagai kerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek (short term action); 
3). Penganggaran. Apabila tahap perencanaan strategik telah selesai dilakukan, tahap berikutnya adalah menentukan anggaran. Tahap penganggaran dalam proses pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. Proses penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terutama adalah adanya pengaruh politik dalam proses penganggaran. 
4).  Operasional (pelaksanaan anggaran)
5).  Evaluasi kinerja Tahap akhir dari proses pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan bagian dari proses pengendalian manajemen yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian. Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward & punishment. Sistem pemberian penghargaan (rewards) dan hukuman (punishment) digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi. Pemberian imbalan (reward) dapat berupa finansial dan nonfinansial seperti pshycologoical reward dan social reward. Imbalan atau penghargaan yang sifatnya finansial misalnya berupa kenaikan gaji, bonus, dan tunjangan. Imbalan yang bersifat psikologis dan sosial misalnya berupa promosi jabatan, penambahan tanggung jawab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja di lokasi yang lebih baik, dan pengakuan. Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman untuk kondisi tertentu diperlukan. Namun, orientasi penilaian kinerja hendaknya lebih diarahkan pada pemberian penghargaan (reward oriented).

       
Sumber Literatur: Mardiasmo 2009 (Akuntansi Sektor Publik)

Gambaran Umum Akuntansi Manajemen Sektor Publik

A.    Pengertian Akuntansi Manajemen Sektor Publik

Peran utama akuntansi manajemen sektor publik adalah menyediakan informasi akuntansi yang akan digunakan oleh manajer sektor publik dalam melakukan fungsi perencanaan dan pengendalian organisasi. Informasi akuntansi diberikan sebagai alat atau sarana untuk membantu manajer menjalankan fungsi-fungsi manajemen sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. 
 Akuntansi manajemen merupakan bagian dari suatu sistem pengendalian manajemen yang integral. Institute of Management Accountants (1981) mendefinisikan akuntansi manajemen sebagai suatu proses pengidentifikasian, pengukuran, pengakumulasian, penganalisaan, penyiapan, pengintepretasian, dan pengkomunikasian informasi finansial yang digunakan oleh manajemen perencanaan, evaluasi, dan pengendalian organisasi serta untuk menjamin bahwa sumber daya digunakan secara tepat dan akuntabel. Statements on Management Accounting 1A tentang definisi akuntansi manajemen, dipaparkan sebagai berikut: “The Process of identification, measurement, accumulation, analysis, preparation, interpretation, and communication of financial information used by management to plan, evaluate, and control within an organization and to assure appropriate use of and accountability for its resources.” 
Chartered Institute of Management Accountants (1994) dalam Jones dan Pandlebury (1996) membuat definisi yang lebih luas daripada definisi yang dikeluarkan oleh Institute of Management Accountants, terutama dalam hal luas informasi yang diberikan. Chartered Institute of Management Accountants mendefinisikan akuntansi manajemen sebagai suatu bagian integral dari manajemen yang terkait dengan pengidentifikasian, penyajian, dan pengintepretasian informasi yang digunakan untuk: Perumusan strategi, Perencanaan dan pengendalian aktivitas, Pengambilan keputusan, Pengoptimalan penggunaan sumber daya, Pengungkapan (disclosure) kepada shareholders dan pihak luar organisasi, Pengungkapan kepada karyawan serta Perlindungan asset

B.     Akuntansi Sebagai Alat Perencanaan Organisasi

Perencanaan merupakan cara organisasi menetapkan tujuan dan sasaran organisasi. Perencanaan meliputi aktivitas yang sifanya strategic, taktis dan melibatkan aspek operasional. Dalam hal perencanaan organisasi, akuntansi manajemen berperan dalam pemberian informasi historis dan prospektif untuk memfasilitasi perencanaan. Proses perencanaan juga melibatkan aspek perilaku yaitu partisipasi dalam pengembangan system perencanaan, penetapan tujuan dan pemilihan alat yang paling tepat untuk memonitor perkembangan pencapaian tujuan. Perencanaan organisasi sangat penting dilakukan untuk mengantisipasi keadaan di masa yang akan datang. Bagi tiap-tiap jenis organisasi, system perencanaan berbeda-beda tergantung pada tingkat ketidak pastian dan kestabilan lingkungan yang mempengaruhi. Semakin tinggi tingkat ketidakpastian dan ketidakstabilan lingkungan yang dihadapi organisasi, maka dari itu sangat diperlukan system perencanaan yang semakin kompleks dan canggih.

Dalam organisasi sektor publik, lingkungan yang mempengaruhi sangat heterogen. Faktor politik dan ekonomi sangat dominan dalam mempengaruhi tingkat kestabilan organisasi. Informasi akuntansi diperlukan untuk membuat prediksi-prediksi dan estimasi mengenai kejadian ekonomi yang akan datang dikaitkan dengan keadaan ekonomi dan politik saat ini.

Sementara itu, tingkat ketidakpastian (turbulansi) yang dihadapi sektor publik di masa-masa mendatang akan semakin tinggi. Hal ini tidak terlepas dari pengaruh pesatnya teknologi informasi yang merambah ke seluruh sector, termasuk sektor publik. Sebagai missal, perkembangan internet menyebabkan munculnya gagasan dikembangkannya e-government. E-government merupakan upaya untuk memperbaiki proses dan prosedur administrasi di pemerintahan dengan menggunakan teknologi informasi (internet) agar memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada stakeholder-nya.

Informasi akuntansi sebagai alat perencanaan pada dasarnya dapat dibedakan menjadi tiga kelompok, yaitu;
1). Informasi sifatnya rutin/jarang
2). Informasi Kuantitatif/kualitatif 
3). Informasi formal/informal 

Informasi yang sifatnya rutin diperlukan untuk perencanaan yang regular, misalnya laporan keuangan bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sementara itu, organisasi sector public seringkali menghadapi masalah yang sifatnya temporer dan membutuhkan informasi yang segera. Informasi akuntansi untuk perencanaan dapat juga dibedakan berdasarkan cara penyampaiannya. Apakah informasi akuntansi tersebut disampaikan melalui mekanisme formal ataukah informal. Mekanisme formal misalnya adalah melalui rapat-rapat dinas, rapat komisi dan sebagainya.
Pada organisasi sector public, saluran informasi lebih banyak bersifat formal, sedangkan mekanisme informal relative jarang dilakukan. Hal tersebut adalah karena adanya batasan transparansi dan akuntabilitas public yang harus dilakukan oleh lembaga-lembaga publik, sehingga perencanaan tidak dapat dilakukan secara personal atau hanya melibatkan beberapa orang saja.

C.    Akuntansi Sebagai Alat Pengendalian Organisasi

Untuk menjamin bahwa strategi untuk mencapai tujuan organisasi dijalankan secara ekonomis, efisien dan efektif, maka diperlukan suatu system pengendalian yang efektif. Pola pengendalian organisasi berbeda-beda tergantung pada jenis dan karakteristik organisasi. Organisasi bisnis karena sifatnya yang berorientasi pada perolehan laba, maka alat pengendaliannya lebih banyak bertumpu pada mekanisme negosiasi (negotiated bargain), meskipun hal tersebut bervariasi untuk tiap organisasi dan tingkatan manjemen. Sementara itu, organisasi sector public karena sifatnya yang tidak mengejar laba serta adanya pengaruh politik yang besar, makan alat pengendaliannya lebih banyak berupa peraturan birokrasi.

Fungsi utama informasi akuntansi pada dasarnya adalah pengendalian. Informasi akuntansi merupakan alat pengendalian yang vital bagi organisasi karena akuntansi memberikan informasi yang bersifat kuantitatif. Informasi akuntansi umunya dinyatakan dalam bentuk ukuran financial, sehingga memungkinkan untuk dilakukan pengintegrasian informasi dari tiap-tiap unit organisasi yang pada akhirnya membentuk gambaran kinerja organisasi secara keseluruhan. Lebih lanjut, informasi akuntansi memungkinkan bagi organisasi untuk mengitegrasikan aktifitas organisasi. Dalam memahami akuntansi sebagai alat pengendalian perlu dibedakan penggunaan informasi akuntansi sebagai alat pengendalian keuangan (financial control) dengan akuntansi sebagai alat pengendalian organisasi (organizational control). Pengendalian keuangan terkait dengan peraturan atau system aliran uang dalam organisasi, khususnya memastikan bahwa organisasi memiliki likuiditas dan solvabilitas yang cukup baik.

Sementara itu, pengendalian organisasi adalah terkait dengan pengintegrasian aktivitas fungsional ke dalam sistem organisasi secara keseluruhan. Pengendalian organisasi diperlukan untuk menjamin bahwa organisasi tidak menyimpang dari tujuan dan strategi organisasi yang telah ditetapkan. Pengendalian organisasi memerlukan informasi yang lebih luas dibandingkan pengendalian keuangan. Informasi yang dibutuhkan lebih kompleks tidak sekedar informasi keuangan saja. Sebagai contoh dalam sebuah usulan investasi public, informasi yang dibutuhkan untuk pengendalian keuangan adalah berupa prediksi aliran kas dan profitabilitas dari investasi tersebut. Sementara itu, untuk tujuan pengendalian organisasi di butuhkan informasi yang lebih luas meliputi aspek ekonomi, social dan politik dari investasi yang diajukan.