Audit Manajemen, Kertas Kerja Audit pada PT. Indojewel

Samata, 06 Mei 2016

No : 018/KAP/IV/2016

Lampiran : 3 Lembar

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada :

Yth. Direktur Utama PT. Indojewel

Di Malang

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk  periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan  pendapat atas laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang dilaksanakan (terjadi pada) PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam mencapai tujuannya. Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit dan Rekomendasi

Bab III : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan  pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

        KAP & Management Consultant Rawiatmaja & Partner Tn. Kris Palguna.

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah. Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan. Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno                                         

Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi

Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom

Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana

Manager SDM : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan, tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1    Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan.
      Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah dilaksanakan.
      Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang ditemukan

BAB II

KESIMPULAN AUDIT DAN REKOMENDASI

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi :

1.      Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada  praktik lapangan.

2.    Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan  berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.
          Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan  pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4.      Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).

5.      Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6.      Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut;
      a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.   
     b.  Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan. 
         c.  Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti  pelatihan 
      d.  Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut
      e.  Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses  pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan  produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta. 
     f.  Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:

1.      Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a.       Meningkatkan keterampilan karyawan.

b.      Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c.       Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d.      Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

2.      Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3.      Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan  pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a.        Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu  berkontribusi maksimal kepada perusahaan.

b.      Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c.       Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d.      Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

4.      Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

5.      Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan

Penyebab :

1.      Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami  petunjuk (manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.

2.      Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

3.      Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4.      Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.

5.      Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak  produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan  produk.

Akibat :

1.      Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru  perusahaan.

2.      Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil  pelatihan yang telah dilakukan.

3.      Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan  produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas  produk.

4.      Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.

5.      Banyak tercipta produk yang gagal.

6.      Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.

7.      Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.

8.      Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.

Rekomendasi :

Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah:

1.      Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan  baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru

2.      Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan karyawan. Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.      Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan

2.      Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250%

3.      Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam mengelola  program pelatihan karyawan

4.      Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

5.      Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya mengefisienkan  penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal.

6.      Memproduksi sedikit terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesin baru agar tidak terjadi pemborosan sumber daya. Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa yang akan datang.

BAB III

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

Nama Perusahaan : PT INDOJEWEL

Daftar : Temuan dan Rekomendasi

Periode Audit : 2007/2008

No.	Kondisi	Kriteria Penyebab	Akibat	Rekomendasi
1.	Pelatihan bersifat situasional	a)      Tidak ada rencana pelatihan secara periodik b)      Pelatihan disusun berdasar permintaan departemen yang membutuhkan c)      Waktu pelatihan terlalu singkat	a)      Terjadi 40% kegagalan produksi dilakukan jika ada permintaan departemen b)      Karyawan tidak menguasai penggunaan mesin baru c)      Karyawan mengeluhatas kurangnya waktu pelatihan	a)      Penyusunan jadwal pelatihan karyawan yang dilakukan setahun sekali atau dua kali b)      Waktu pelatihan dilakukan selama ± 1 minggu c)      Pelatihan karyawan dilaksanakan dengan jadwal terstruktur dan berdasarkan perencanaan yang jelas..
2.	Pelatihan bersifat klasikal	Anggaran tidak digunakan secara efektiv dan efisien	Tidak maksimalnya produksi Pelatihanhanya	a)      Pengiriman perwakilan karyawan dalam satu kelompok beranggotakan 5-10 orang untuk mengikuti pelatihan dalam kelas maupun lapangan di pabrik pembuatan mesin baru b)      Pemanggilan tim pelatihan dari pembuat mesin untuk melakukan pelatihan lapangan di perusahaan c)      Pemilihan karyawan yang dilatih dilakukan secara acak dan independen d)      Perusahaan meimilih tim trainer yang sekaligus memberikan sesi training motivation pada sesi sesi tertentu e)      Tim trainer memberikan sesi outbond untuk meningkatkan kerjasama antar karyawan
3.	Penurunan produk gagal menjadi18%	Menurunkan tingkat kegagalan sampai 2,5%	Karyawan tidak memahami secara keseluruhan pengoperasian mesin baru	Rekomendasi auditor sama dengan angka (2)
4.	Tidak ada dokumen atas hasil penilaian atas hasil pelatihan	a)      Tidak ada aturan yang menetapkan perlunya laporan hasil pelatihan karyawan b)      Manajemen tidak meminta laporan.	a)      Manjemen tidak mempunyai arsip hasil pelatihan karyai laianatas hasil pelatihan wan b)      Manajemen tidak dapat mengetahui perkembangan karyawan setelah pelatihan	a)      Tim panitia pelatihan karyawan membuat laporan hasil pelatihan b)      Manajemen meminta dokumentasi atas pelatihan karyawan pada tim trainer c)      Manejemen  membuat aturan tim panitia trainer maupun tim trainer untuk memberikan laporan hasil pelatihan serta laporan perkembangan sebelum dan sesudah pelatihan yang dilakukan karyawan