Aspek Keperilakuan Pada Pengakumulasian Dan Pengendalian Biaya

  A.    Biaya dengan Fungsi Manajemen

     1.   Kategori Biaya 

         Dalam suatu perusahaan manufaktur, biaya dibagi menjadi dua kategori utama berdasarkan aktivitas fungsionalnya menjadi biaya manufaktur dan biaya non-manufaktur yang juga sering disebut biaya beroperasi. Biaya manufaktur merupakan seluruh biaya yang berhubungan dengan aktivitas pabrikasi perusahaan. Biaya manufaktur dibagi lagi menjadi tiga kategori, yaitu bahan baku langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik.

a.  Bahan Baku Langsung. Bahan baku langsung adalah semua bahan baku yang menjadi satu bagian integral dari produk jadi. Contohnya adalah baja yang digunakan untuk membuat rangka mobil dan kayu yang digunaka untuk membuat furniture..

b.   Tenaga Kerja Langsung. Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang dilibatkan secara langsung dalam pembuatan produk. Contohnya gaji dari pekerja perakitan pada suatu lini perakitan dan gaji dari operator alat-alat mesin pada suatu pabrik.

c. Biaya Overhead Pabrik. Biaya overhead pabrik didefinisikan sebagai seluruh biaya manufaktur, kecuali bahan baku langsung dan kerja langsung.

Biaya kulitas merupakan biaya yang terjadi karena mutu produk yang rendah atau untuk mencegah agar mutu yang rendah tidak terjadi. Biaya ini nilanya cukup signifikan, yaitu sering mencapai 20 sampai 25 persen dari nilai penjualan. Subkategori dari biaya kualitas adalah biaya pencegahan, biaya penialian, dan biaya kegagalan. Selain itu, Biaya non-manufaktur (biaya operasi) dibagi lagi menjadi biaya penjualan serta biaya umum dan administrasi.

     2.    Pentingnya Menejemen Biaya

Kebanyakan pendapat penjualan dalam suatu perusahan dihasilkan dengan mengeluarkan biaya. Oleh karena itu, menejemen biaya adalah penting. Anggaran biaya dan analisis biaya adalah salah satu cara mengendalikan dan mengatur biayan guna memperbaiki laba bersih. Cara lain untuk memperbaiki laba bersih adalah mengurangi biaya, tanpa memedulikan konsekuensinya. Tindakan ini mungkin tidaklah bijaksana. Barangkali, cara yang paling baik adalah meninjau setiap biaya (beban) dan melihat kontribusinya terhadap laba bersih, sementara jika tidak beriklan juga akan menciptakan masalah, maka sebaiknya dilakukan pemotongan terhadap biaya iklan. Satu dari cara terbaik untuk mengatur biaya adalah memahami bahwa terdapat banyak jenis biaya. JIka satu biaya dapat dikenali dari jenis biaya yang sadang dipertimbangkan, keputusan yang lebih baik dapat dibuat. 

   B.  Sistem Biaya Tradisonal Vs. Biaya Standar

1.      Sistem Biaya Tradisional (Historis). Istilah tradisional (historis) mengacu pada sistem biaya yang membatasi input pada biaya historis dan mengusahakan penyerapan penuh atas biaya tetap dan variabel oleh unit produk atau jasa. Sistem biaya tradisional atau historis terutama fokus pada identifikasi dan akumulasi biaya per unit produk atau jasa. Sistem tersebut digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan data biaya harga pokok penjualan atau jasa yang diberikan  untuk pelaporan keuangan eksternal namun, sistem biaya tradisional tidaklah sesuai untuk penegendalaian manajemen yang efektif karena akumulasi biaya historis semata-mata tanpa perbandingan dengan sasaran biaya yang telah ditentukan sebelumnya tidak sesuai dengan konsep pengendalian kontemporer. Untuk dapat memenuhi konsep pengendalian kontemporer serta untuk memotivasi manajer dan karyawan, tujuan kinerja dan sasaran biaya perunit atau untuk periode masa depan tertentu harus ditetapkan. Kinerja actual oleh pusat pertanggungjawaban harus secara periodic dibandingkan dengan tingkat kinerja yang diinginkan. Penyimpangan harus dicatat dan diinformasikan kembali kepada individu yang berpkepentingan sehingga mendorong tindakan korektif yang segera. Untuk menghindari respons yang disfungsional disarankan agar manajer segmen hanya bertanggung jawab atas biaya yang dapat dipengaruhi oleh tindakan mereka. Oleh karena itu, semakin jelas bahwa informasi yang diberikan oleh sistem biaya tradisional tidak sesuai dengan tujuan pengendalian modern. Sistem tersebut juga memberikan sedikit informasi yang bermanfaat untuk perencanaan dan pengambilan keputusan manajerial. Kelemahannya yang terbesar adalah sistem tersebut berbaha karena mendorong respons yang tidak diinginkan dan deskrtuktif ketika digunakan dalam mengevaluasi kinerja dari individu yang ditugaskan melaksanakan berbagai aktivitas dalam batasan anggaran tersebut.

2.  Sistem Biaya Standar. Dengan mengakui kelemahan dari sistem biaya tradisional, banyak organisasi mengadopsi" sistem biaya standar". Sistem biaya standar mencerminkan pencampuran yang potensial efektif dari akuntansi dengan konsep pengendalian dari teori organisasi modern. Biaya Standar adalah sasaran biaya per unit produk atau jasa yang ditentukan sebelumnya secara ilmiah yang dikembangkan melalui studi teknik dan akuntansi. Biaya standar mencerminkan estimasi terinci dan canggih mengenai besarnya biaya untuk melaksanakan suatu tugas tertentu atau menghasilkan suatu produk tertentu. Aspek pengendalian yang melekat dari perhitungan biaya Standar adalah kapitalisnya untuk membandingkan, sebagai bagian dari arus data reguler kinerja aktual dengan standar yang ditentukan sebelumnya dan untuk menyoroti varian atau menguntungkan atau tidak menguntungkan antara kedua tingkat biaya tersebut. Selainitu, Sistem biaya standar bahkan mampu menentukan penyebab dari penyimpangan tersebut untuk menghasilkan manfaat pengendalian yang optimal dan mempertahankan relevansi biaya standar harus diperbarui secara berkelanjutan. 

 

 Sistem Biaya Standar dan Anggaran Fleksibel Terdapat hubungan yang penting antara penggaran fleksibel dan sistem biaya standar. Taksiran sistem biaya standar mengiventarisasi sepanjang periode pada jumlah anggaran fleksibel. Anggaran fleksibel adalah anggaran biaya per unit dikalikan dengan jumlah unit aktual. Oleh karena itu, sistem biaya standar menjawab pertanyaan seperti apa laporan laba rugi dan neraca akan terlihat jika biaya-biaya dan input per unit harus direncanakan dengan tepat pada tingkat output aktul yang dicapai 

 

Kompatibilitas dengan Konsep Teori Organisasi Modern Dalam mengembangkan kerangka kerja untuk sistem biaya standar yang sesuai dengan konsep teori organisasi modern, berikut langkah-langkah pengendalian sebagaimana dijelaska oleh Edwin Caplain. a.   Penetapan tujuan organisasi b.   Penentuan pusat pertanggungjawaban yang sesuai dan penugasan fungsi kepada setiap organisasi. c. Pengisian staf dari pusat pertanggungjawaban dengan individu-individu yang memiliki kemampuan, motipasi, dan pengetahuan yang mencukupi untuk melalukan fungsinya.; d. Penciptaan jalur komunikasi antara pusat pertanggungjawaban dan unit organisasi lainnya, serta dimana perlu, lingkungan eksternal. e. Pengembangan prosedur yang memastikan bahwa informasi yang mencukupi, relevan, dan tepat waktu sepanjang jalur komunikasi. f. Desain dan implementasi mekanisme pengendalian yang mengukur dan mengevaluasi kinerja dalam hal tujuan organisasin dan memberikan umpan balik mengenai penyesuaian yang diperlukan dalam tujuan/atau kinerja.

 

Sistem biaya standar dirancang untuk berfungsi secara simultan sebagai suatu sumber informasi, jalur komunikasi, serta alat pengendalian dan evaluasi kinerja. Sebagai sumber informasi untuk pusat pertanggungjawaban, sistem biaya standar menginformasikan kepada individu yang bertanggung jawab mengenai harapan mereka dalam hal biaya. Sebagai jalur komunikasi, sistem biaya standar menyebarkan tingkat biaya yang diharapkan dan pencapaiannya. Pengendalian atas operasi dari pusat pertanggungjawaban dicapai melalui laporan biaya standar periodik yang menyediakan umpan balik mengenai hasil kinerja masalalu dan penyimpanannya dari standar kepada individu yang tepat. Batas toleransi yang ditetapkan sebelumnya dapat didesain untuk melalukan fungsi sebagai penyaring (filter), sehingga memungkinkan konsentrasi pada area-area dimana varians adalah signifikan dan membenarkan perhatian segera (menejemen berdasarkan pengecualian). Karena laporan kinerja diprogram dimuka dengan memperhatikan kapan laporan tersebut akan disusun dan data apa yang akan dikandung, maka sulit mengubur informasi yang penting. 

    C.    Perhitungan Biaya Langsung atau Biaya Variabel

1.      Filosofi yang Mendasari  

Semua metode akuntansi biaya tradisional yang sesuai dengan konsep biaya tersebut membebankan unit produk  atau jasa dengan biaya penuh.bahan baku lsngsung dan tenaga kerja langsung dibebankan langsung keunit produk atau jasa, sementara overhead tetap dan variabel pada kebanyakan kasus diserap berdasarkan estimasi tarif yang didasarkan pada volume yang telah ditentukan sebelumnya. Ketika dasar yang digunakan untuk penyerapan berbeda dengan tingkat kapasitas yang telah ditentukan sebelumnya, maka produsen penyerapan akan menimbulkan penyerapan terlalu tinggi (overabsorption) atau penyerapan terlalu rendah (underabsortion) atas overhead manufaktur(jasa). Analisis pelengkap dibutuhkan untuk mengidentifikasikan berbagai kompenen yang menyebabkan terjadinya penyerapan terlalu tinggi atau terlalu rendah.  

Metode akutansi biaya tradisional juga mengabaikan fakta bahwa biaya overhead tertentu akan tetap konstan tanpa memedulikan kuantitas dari unit yang dihasilkan atau jasa yang diserahkan, sementara biaya overhead yang lainnya berfluktuasi terhadap volume. Untuk mengatasi kekurangan ini, alat seperti penyusunan anggaran fleksibel dan analisis biaya volume laba diperkenalkan.

      2.   Dorongan Keperilakuan

Konsep, prinsip, dan praktik akuntansi memengaruhi pengukuran kinerja manajerial, konsekuensinya, keputusan manajerial. Hal ini tidak selalu mengarah pada hasil yang diharapkan karena banyak ukuran kinerja memiliki bias yang terkandung di dalamnya, yang memotivasi manajer untuk memilih alternative tindakan yang tidak sesuai dengan kepentingan operasi dan/atau keuangan perusahaan.

Hawkins menyatakan bahwa konsep, prinsip dan praktik akuntansi adalah bagus secara keperilakuan maupun teknis jika konsep, prinsip, dan praktik tersebut :

a.       Menghambat manajer dari pengambilan berbagai tindakan operasi yang tidak menguntungkan guna membenarkan adopsiatas suatu alternative akuntansi.

b.      Menghambat adopsi atas praktik akuntansi oleh perusahaan yang hanya menciptakan ilusi kinerja. 

       D.  Pengendalian Biaya

Membagi biaya ke dalam komponen variabel dan tetap memberikan dasar yang lebih baik untuk pengendalian biaya. Hal tersebut memungkinkan penyusunan laporan laba rugi menggunakan margin kontribusi yang menekankan pada pola perilaku biaya dan memberikan perincian kepada manajemen mengenai biaya teknik, biaya yang dikomitmenkan dan biaya diskresioner. Perbedaan ini penting bagi manajemen karena setiap jenis biaya memerlukan prosedur pengendalian yang berbeda.

a.  Biaya teknik, meliputi biaya bahan langsung, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overheadvariabel, seperti bahan bakar dan listrik.

b.   Biaya tetap yang dikomitmenkan atau biayakapasitas adalah “seluruh biaya organisasi dan pabrik yang terus terjadi (tanpa memedulikan tingkat aktivitas) yang tidak dapat dikurangi tanpa merugikan kompetensi organisasi untuk memenuhi tujuan jangka panjang.

c.   Biaya diskresioner (juga disebut biaya terprogram) adalah :

a)  Biaya yang muncul dari keputusan periodik (biasanya tahunan) mengenai jumlah maksimum yang akan dikeluarkan, dan

b)  Biaya yang tidak memiliki hubungan optimum yang dapat ditunjukkan antara input (yang diukur oleh biaya) dan output (yang diukur oleh pendapatan atau tujuan lainnya). 

   E.  Pengambilan Keputusan

  Di samping menekankan perbedaan antara biaya tetap dan biaya variabel serta memberikan informasi biaya diferensial dalam situasi pengambilan keputusan tertentu, perhitungan biaya langsung atau biaya variabel memberikan informasi penting lainnya kepada manajer. Beberapa situasi pengambilan keputusan yang umum akan dijelaskan berikut.

 1.   Keputusan Bauran Produk. Ketika dihadapkan dengan keputusan mengenai bauran produk, manajer penjualan yang mengetahui margin kontribusi dari produk-produknyaakan jauh lebih mampu untuk memutuskan produk yang akan didorong dan produk yang harus dikurangi atau ditolerir hanya karena penjualannya menguntungkan produk lain. Pada kasus sumber daya yang terbatas (seperti jam mesin, bahan baku), margin kontribusi akan memberikan informasi kepada manajemen untuk memilih bauran yang diharapkan dapat menghasilkan total kontribusi terbesar terhadap laba.

           2.  Penentuan Harga Produk Baru

Produk baru umunya diterima di pasar hanya setelah diuji coba secara ekstensif oleh perusahaan yang memiliki reputasi dalam industri tersebut. Untuk mendorong perusahaan-perusahaan guna menggunakan produk itu secara percobaan, manajemen dapat menjualnya pada biaya variabel. Setelah produk tersebut diuji coba secara mencukupi dan diterima oleh pemakai, produk tersebut akan ditetapkan harganya pada biaya penuh plus mark-up  yang konsisten dengan tujuan laba perusahaan secara keseluruhan.

           3. Penetrasi Pasar

Manajer dapat menggunakan biaya variabel sebagai dasar untuk penetuan harga ketika mereka bermaksud memasuki pasar baru (misalnya luar negeri) dengan produk yang sudah ada atau ketika mereka terpaksa menghadapi persaingan yang semakin meningkat selama periode di mana permintaan menurun.

         4. Penghapusan Produk

Margin produksi akan membantu manajemen dalam menetukan apakah akan menghentikan suatu produk atau hanya berhenti menjualnya di pasar tertentu.

         5.  Pesanan Khusus

Perusahaan juga dapat dihadapkan pada dua jenis situasi pesanan khusus. Situasi tersebut dapat melibatkan akomodasi untuk pelanggan istimewaatau persyaratan khusus untuk ukuran, metode pengiriman, atau pengemasan.

         6.  Kampanye Iklan dan Promosi

Untuk meningkatkan volume penjualan saat ini, perusahaan dapat meluncurkan kampanye iklan dan promosi khusus. Jika perusahaan menggunakan sistem perhitungan biaya tradisional maka keputusan tersebut kemungkinan besar hanya akan didasarkan pada perbandingan antar tambahan biayadengan prospek peningkatan dalam volume penjualan.

           7.  Keputusan Mengurangi Biaya

Jika harga jual suatu perusahaan ditetapkan oleh pesaing, maka manjemen akan mengetahui besarnya biaya variabel yang diperkenankan pada volume overasi saat inijika tujuan laba tertentu harus dicapai. Pengetahuan ini akan mendorong manajemen untuk waspada terhadap biaya serta memperkenalkan alat dan prosedur untuk menghemat biaya. 

   F.    Aspek Keperilakuan dari Langkah Akuntansi Biaya yang di Pilih

Bagian ini akan menganalisis aspek keperilakuan dari langkah-langkah akuntansi yang dipilih yang dapat memodiikasi dalam memicu respons manusia yang disfungsional.

        1.      Penetapan Standar

         Standar akan menghasilkan perilaku pekerja yang efisien hanya jika standar tersebut diterima sebagai tingkat aspirasi oleh individu untuk siapa standar pengendalian dan evaluasi kinerja tersebut didesain. Roymond Miles dan Roger vern mengemukakan empat prasyarat utama berikut bagi sistem pengendalian yang unggul secara keperilakuan.

a.  Standar haruslah ditetapkan dengan cara yang sedemikian rupa sehingga orang menerimnya sebagai sesuatu realistisdan bukannya arbitrer.

b.   Orang-orang harus merasa bahwa mereka memilih pengaruh dalam menetapkan tujuan mereka sendiri.

c.   Orang-orang harus yakin bahwa mereka tidak akan dihukum secara tidak adil untuk variasi normal yang terjadi secara kebetulan dalam kinerja.

d.    Umpan balik atas kinerja haruslah bertujuan untuk koreksi maupun evaluasi.

       2.  Partisipasi dalam Penetapan Standar

               Michael Foran dan Don DeCoster meringkas logika yang mendasari seluruh argument yang mendukung partisipasi terjadi, “Jika seorang pekerja berpartisipasi dalam menetapkan standar kinerjanya sendiri, maka ia akan membuat komitmen yang tegas terhadap standar tersebut sehingga akan bekerja keras untuk mencapainya.” . Dalam salah satu studi empiris, mereka menggunakan teori disonansi kognitif untuk mendapatkan lebih banyak wawasan mengenai penyebab partisipasi lebih efektif dalam penetapan standar kinerja. Teori disonasi kognitif terpusat pada tiga konsep kunci, yaitu : kemauan, disonasi, dan komitmen. Dalam konteks penetapan standar, teori ini mengimplikasikan bahwa jika manjemen menginginkan komitmen yang pasti terhadap standar, maka individu yang dikendalikan harus memiliki pilihan ( kemauan). Ketika memilih sekelompok standar kinerja tertentu mereka mengalami keraguan (disonasi) mengenai kebijaksanaan dari pilihan mereka.

3.      Standar yang Ketat versus Standar yang Longgar

               Untuk berfungsi sebagai alat motivasi, standar yang digunakan haruslah tidak terlalu ketat dan tidak terlalu longgar. Standar yang ketat adalah tantangan yang berguna (penghargaan intrinsik) hanya bagi mandor atau manajer yang termotivasi oleh kebutuhan akan prestasi yang luar biasa. Bagi kebanyakan individu, standar yang terlalu ketat dan kemungkinan kegagalan menimbulkan frustasi dan kecil hati. Kinerja mereka akan mengalami penurunan lebih lanjut karena mereka berhenti melakukan perbaikan. Semntara itu, standar yang longgar tidak memberikan manfaat motivasional apapun karena standar tersebut begitu mudah dicapai. Jadi, mandor dan manajer akan mengabaikan standar tersebut karena dianggap tidak berarti.

       4.      Penyerapan Overhead

Bidang lain yang penuh dengan dorongan difungsional adalah penyerapan overhead. Praktik umum untuk membebankan overhead manufaktur tetap dan variabel ke produk pada tariff estimasi yang didasarkan pada tingkat kapasitas yang telah ditentukan sebelumnya. Ketika dasar yang digunakan untuk penyerapan berbeda dengan yang telah ditentukan sebelumnya, maka varians yangdibebankan terlalu tinggi atau terlalu rendah akan terjadi. Ukuran dari varians ini juga dipengaruhi oleh tingkat kapasitas yang dipilh sebagai penyebut dalam penetuan tariff tersebut. Tingkat kapasitas jangka panjang (kapasitas normal) akan menghasilkan varians  yang berbeda dibandingkan dengan tingkat kapasitas jangka pendek (kapasitas yang secara aktual dapat dicapai).

        5.      Alokasi Biaya Tidak Langsung

Dalam riset yang didukung oleh National Associaton of accountants (NAA), James Fremgen dan Shu S.Lioa menemukan bahwa perusahaan  responden membedakan dengan  tegas dua jenis biaya tidak langsung, yaitu biaya jasa korporat dan biaya administratif korporat.

a.  Biaya jasa korporat adalah biaya jasa yang dilakukan secara sentral untuk manfaat korporat dan berbagai pusat pertanggungjawaban.

b.  Biaya administratif korporat adalah biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan kantor korporat. Biaya ini termasuk gaji, hubungan masyarakat dan  biaya korporat lainnya terjadi untuk menjalankan perusahaan secara keseluruhan. Tidak ada hubungan yang jelas antara biaya administratif ini dengan tingkat operasi dari berbagai pusat biaya dan/atau laba di seluruh organisasi.

        6.  Analisis Varians

Unsur utama dari pengendalian biaya adalah perbandingan secara peiodik antara biaya aktual dengans asaran biaya yang sudah dietentukan sebelumnya, baik dalam bentuk anggaran maupun bentuk standar. Perbandingan tersebut juga akan menghasilkan sejumlah varians karena mustahil bahwa biaya aktual yang terjadi akan setara dengan standar atau anggaran dari elemen operasional yang akan dikendalikan. Varians tersebut dapat merupakan hasil dari berbagai penyebab, bebrapa di antaranya dapat dijelaskan dan dikendalikan, smentara yang lain tidak dapat dijelaskan maupun dikendalikan.

        7.  Keputusan Investigasi Varians

      Keputusan manajemen semata-mata bergntung pada penilainnya atas signifkansi diskrepansi yang diamati. Varians ini memiliki signifikansi pengendalian hanya jika varians tersebut berasal dari penyebab yang dapat ditentukan, dengan kata lain tidak bersifat acak dan rentan terhadap tindakan perbaikan.

           8.  Aspek Keperilakuan

      Semua model akuntansi untuk investigasi varians biaya didasarkan pada pandangan pengendalian struktural. Pandagan ini lebih melihat pengendalian sebagai”mesin homostatis yang mengukur dirinya sendiri”. pendukungnya tidak melihat perbedaan antara regulator mekanis dalam suatu sitem sibernetika (seperti thermostat) dengan regulator manusia(sperti pekerja, mandor atau manajer).

a.       Batas pengendalian

Kisaran hasil kenerja yang dianggap dapat diterima oleh manajer adalah batasan pengendalian. Batasan ini menntukan mudah atau sulitnya sesorang yang dikendalikan untuk berkinerja dalam kisaran yang dapat diterima dan banyaknya ruang yang mereka miliki untuk gagal sekali waktu. Tingkat toleransi ini dapat memengaruhi kinerja aktual mereka. Komponen khusus dari kebijakan pengendalian yang dapat memengaruhi respons manusia adalah faktor-faktor seperti batas yang ditetapkan oleh manajemen, jenis umpan balik, keketatan pemaksaan,serta penghargaan dan sanksi yang terkait dengan kebijakan pengendalian.

b.       Hasil umpan balik

        Tidak seperti mesin, informasi umpan balik mengenai kinerja manusia akan menimbulka perasaan keberhasilan atau kegagalan dalam individu yang dikendalikan. Umpan balik positif akan memberi tahu mereka bahwa mereka ada pada jalur yang tepat dan akan memotivasi mereka untuk mengulangi usaha yang sama. Umpan balik yang negative tidak akan secara otomatis mendorong mereka untuk melakukan usaha yang lebih besar, tetapi hal tersebut dapat secara perlahan-lahan akan menurunkan tingkat aspirasi mereka serta mengikis tingkat usaha dan kinerja mereka.

c.       Keketatan pemaksaan

Pemaksaan yang ketat atas kebijakan pengendalian akan menimbulkan tekanan dalam diri individu yang dikendalikan. Sementara tekanan dapat menyegarkan individu-individu tertentu, tekanan tersebut dapat mengintimidasi yang lain dan mnurunkan kinerja mereka yang sudah buruk lebih jauh lagi. Dalam jangka panjang, pemaksaan yang longgar akan menrunkan motivasi individu untuk berjuang bagi pencapaian tujuan.

d.      Struktur penghargaan

Orang atau kelompok akan memodifikasi perilaku mereka yang tidak diinginkan dan mengulangi perilaku yang diinginkan ketika mereka memandang bahwa perubahan atau pengulangan perilaku tersebutdisertai dengan penghargaan intrinsic maupun ekstrinsik.