Membangun sistem informasi dan pengelolaan proyek

A.     SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN YANG DIRENCANAKAN DALAM PERUSAHAAN

1.      Pengembangan Sistem dan Perubahan dalam Perusahaan

Bentuk perubahan yang disebabkan oleh teknologi informasi yaitu:

1)      Automation atau Otomatisasi

2)      Rationalization atau Rasionalisasi

3)      Business process redesign atau Perancangan ulang susunan proses bisnis / merekayasa ulang proses bisnis

2.      Mendesain Ulang Proses Bisnis

BPM (Business process management) menawarkan beragam jenis alat dan metodologi dalam menganalisis proses bisnis. Langkahnya :

1)      Identifikasikan proses yang akan dirubah

2)      Analisis proses yang ada

3)      Rancang ulang/ Rekayasa proses baru.

4)      Implementasikan proses yang baru

5)      Mengontrol secara terus menerus 

B.     ALAT BPM

Terdapat sekitar 100 software yang menyediakan aspek untuk BPM, diantaranya : IBM, Oracle, TIBCO. Fungsinya membantu mengidentifikasikan dan meninjau perubahan dalam memproses dokumen, merancang model yang dapat meningkatkan prosesnya, mencetak aturan bisnis untuk pelaksanaan proses bisnis dan mengitegrasikan system yang ada untuk mendorong rekayasa proses baru.

C.    SEKILAS MENGENAI PENGEMBANGAN SISTEM 

Pengembangan sistem adalah suatu jenis pemecahan masalah yang terstruktur dengan aktivitas yang jelas. Aktivitas-aktivitas ini terdiri atas analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, produksi dan pemeliharaan. 

              1)   Analisis Sistem

     Analisis system adalah analisis masalah yang dicoba diselesaikan penyederhanaan dengan sistem informasi. Tahap ini terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu system solusi.

2)      Mendesain Sistem

Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi, sedangkan mendesain sistem (system design) akan memperlihatkan bagaimana sistem tersebut akan memenuhi sasaran. Sistem akan menjelaskan spesifikasi. Spesifikasi ini harus mengatasi semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi sistem solusi.

3)      Menyempurnakan Proses Pengembangan Sistem

a.       Pemrograman (Programming). Selama tahap ini, spesifikasi sistem yang disiapkan selama perancangan diterjemahkan ke dalam kode program.

b.      Pengujian (testing). Pengujian menjawab pertanyaan, “Apakah sistem memberikan hasil yang diinginkan dalam kondisi-kondisi yang diketahui?” Langkahnya :

a)      Pengujian unit (unit testing), atau pengujian program, menguji setiap program secara terpisah dalam system tujuannya adalah menjamin bahwa program bebas dari kesalahan, tapi mustahil hal tersebut terwujud.

b)      Pengujian sistem (system testing) menguji fungsi sistem informasi secara keseluruhan. Pengujian sistem mencoba menentukan apakah modul-modul yang terpisah dapat berfungsi bersama-sama seperti yang direncanakan.

c)      Penerimaan dalam pengujian (acceptance testing) memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam situasi produksi. Sudah melalui tahap test dan di review oleh manajemen.

D.     PENDEKATAN ALTERNATIF DALAM PENGEMBANGAN SISTEM

      Metode tertua untuk membangun system adalah siklus hidup sistem, yang mensyaratkan bahwa sistem informasi dikembangkan secara tahapan yang formal. Tahapan harus berurutan dan menghasilkan output; masing-masing membutuhkan persetujuan resmi sebelum memulai tahap berikutnya.

Siklus hidup sistem berguna untuk proyek-proyek besar yang membutuhkan spesifikasi formal dan kontrol manajemen yang ketat, tapi kekurangannya system sangat kaku dan mahal.

Prototyping terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan tidak mahal bagi pengguna akhir untuk menggunakan dan mengevaluasi sistem. Prototyping mendorong keterlibatan pengguna terakhir dalam pengembangan sistem dan literasi desain sampai spesifikasi dirasa telah akurat. Penciptaan prototype yang cepat dapat menghasilkan sistem yang belum sepenuhnya diuji atau didokumentasikan atau yang secara teknis tidak memadai untuk lingkungan produksi.

E.      PENGEMBANGAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL

      Perusahaan yang beralih ke desain aplikasi yang cepat,  yaitu menggunakan desain aplikasi bersama atau Joint Application Design (JAD) yang tangkas pengembangannya, dan komponen perangkat lunak dapat digunakan kembali untuk mempercepat proses pengembangan sistem.

      Adapun Rapid Application Development (RAD) menggunakan perangkat lunak berorientasi obyek, pemrograman visual, prototyping, dan alat-generasi keempat untuk penciptaan sistem yang sangat cepat.  Pembangunan berbasis komponen mempercepat pengembangan aplikasi dengan mengelompokkan objek ke suite komponen software yang dapat dikombinasikan untuk membuat aplikasi bisnis skala besar.

F.      PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara proyek-proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu banyak lebih banyak waktu dan uang untuk melaksanakan daripada yang diantisipasi atau sistem selesai tidak bekerja dengan benar.

Proyek Runaway dan Sistem Kegagalan merupakan Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa yang tepat manajemen kemungkinan besar akan menderita konsekuensi ini:

a)       Biaya yang jauh melebihi anggaran

b)       Waktu selip Unexpected

c)       kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan

d)       Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tertentu tujuan bisnis. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian teknologi informasi perusahaan (TI) infrastruktur. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala.

Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai resiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan,memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

G.     PROYEK PEMILIHAN

Perusahaan biasanya disajikan dengan banyak proyek yang berbeda untuk memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada ide jauh lebih untuk sistem proyek dari ada sumber daya. Perusahaan akan perlu memilih dari grup ini proyek yang menjanjikan manfaat terbesar untuk bisnis.

H.     STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK INFORMASI SISTEM PROYEK

Menunjukkan unsur-unsur struktur manajemen informasi proyek sistem di sebuah perusahaan besar. Ini membantu memastikan bahwa yang paling penting proyek diberikan prioritas. Di puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan Informasi komite sistem kemudi. Perencanaan strategis perusahaan kelompok bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.

I.        MENGHUBUNGKAN SISTEM PROYEK UNTUK RENCANA BISNIS

Dalam rangka untuk mengidentifikasi sistem informasi proyek-proyek yang akan memberikan yang paling nilai bisnis, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan dari rencana), dasar pemikiran, sistem saat ini / situasi, perkembangan baru untuk mempertimbangkan, manajemen strategi, rencana pelaksanaan, dan anggaran.

J.       FAKTOR KEBERHASILAN KRITIS

Untuk mengembangkan sistem informasi rencana yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua panjang dan kebutuhan informasi jangka pendek. Analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF) dari manajer. Jika tujuan tersebut dapat dicapai, Keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan Treacy, 1982). CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas.

Bahkan jika proyek sistem mendukung tujuan strategis perusahaan dan memenuhi pengguna kebutuhan informasi, perlu menjadi investasi yang baik bagi perusahaan. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang diinvestasikan.

K.     BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan lebih efisien atau ditingkatkan pengambilan keputusan, tidak dapat segera dihitung tetapi dapat menyebabkan kuantitatif keuntungan dalam jangka panjang. Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang selalu menghasilkan lebih terukur, manfaat nyata dari sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan komputer didukung sistem kerja kolaborati.

L.      PILIHAN MODEL NYATA HARGA

Model nyata pilihan harga (ROPMs) menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya adalah benar, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak beberapa waktu ke depan. Sebuah call option yang khas, untuk Misalnya, adalah pilihan keuangan di mana seseorang membeli hak (namun tidak kewajiban) untuk membeli aset yang mendasari (biasanya saham) pada harga tetap (strike price) pada atau sebelum contoh date.