Audit Produksi dan Operasi

A.    Definisi Audit Produksi Dan Operasi

Audit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi. Selain itu, produksi juga berfungsi untuk mengukur seberapa baik manajemen menjalankan fungsi perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan produksi dan seberapa efektifkah manajemen dalam membuat keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan produksi yang telah ditetapkan.

Menurut Bayangkara (2008:177), audit produksi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif, dan efisien). Beberapa alasan yang mendasari perlunya dilakukan audit produksi, antara lain:

1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat
diperbaiki

3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.

4. Pendekatan proaktif haras menjadi dasar dalam peningkatan proses.

5. Berjalannya tindakan korektif hams mendapat dorongan dan dukungan dari
berbagai pihak yang terkait.

B.     Prinsip Prinsip Umum

Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini, dapat menjadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesinya. Prinsip- prinsip itu antara lain :

1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan sudah sesuai dengan criteria yang ditentukan atau tidak.
2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup, dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan criteria yang ditetapkan.

3. Auditor harus mengklarifikasi ketidaksuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan operasi dengan kebutuhan criteria (standart) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untuk peningkatan.

C.    Tujuan dan Manfaat Audit Produksi 

a. Tujuan

Tujuan pelaksanaan audit produksi menurut Bayangkara (2008:178) adalah untuk mengetahui:

1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan
(pasar).
2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat
menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan
ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang
yang dimiliki perusahaan.

4. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung
berjalannya proses secara ekonomis, efektif, dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas dan operasi telah berjalan sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk
yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, dan waktu yang telah ditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah
melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah
ditetapkan perusahaan.

b. Manfaat 

Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai bagaimana fungsi produksi berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan, secara rinci manfaat yang diberikan oleh audit produksi adalah sebagai berikut:

1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang
ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan
kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.

2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi
dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambatan-hambatan yang
dihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai
tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi produksi
terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

A.    Tahap tahap Audit produksi dan operasi

Bayangkara (2008:178-180) menyebutkan tahap audit produksi meliputi:
1. Audit Pendahuluan

 Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditte. Pertemuan ini bertujuan untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditte, objek yang akan diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi. Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk yang dihasilkan, proses produksi yang dijalankan, melakukan peninjauan terhadap pabrik(fasilitas produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan dan berbagai sumber daya penunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuannya. Hasil pengamatan pada tahap audit ini dirumuskan ke dalam bentuk tujuan audit sementara.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

 Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan yang terjadi pada struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabel-variabel yang mempengaruhinya. Disamping itu, pada tahap ini auditor juga mengidentifikasikan dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadap hasil audit terdahulu juga dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektif yang harus diambil.

3. Audit Lanjutan (terinci)

 Pada tahap ini auditor melakukan audit lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daflar pertanyaan (audit checlist) yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit. Dalam wawancara yang dilakukan, auditor harus menyoroti keseluruhan dari ketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang telah dilakukan.

4. Pelaporan

 Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalam kertas kerja audit (KKA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit dan rumusan rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai altematif solusi atas kekurangan-kekurangan yang masih ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajian hasil audit kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit tersebut.
5. Tindak Lanjut

Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan altematif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan) yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor mendampingi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan program-program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. 

B.     Ruang Lingkup audik produksi dan operasi

Secara keseluruhan ruang lingkup audit memuat :

a.       Rencana produksi dan operasi

Rencana produksi dan operasi mengkomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain, yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuanperusahaan secara keseluruhan. Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produksi yang dipersyaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapsitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dn tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.

b.      Produktivitas dan peningkatan nilai tambah 

Transformasi yang mengubah input menjadi output elalu diikiuti dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tmabh meliputi seluruh usaha dalam meningkatkanmanfaat yang diperoleh baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan teknologi mutakhir, metode produksi dan inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Faktor terpenting dalam usaha peningkatan nilai tambah adalah adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada semua tingkatan dalam perusahaan.

c.       Pengendalian  produksi dan operasi

Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (kriteria) operasi yang telah ditetapkan. Pengamatan untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar keseimbangan antara sumber-sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat dipertahankan.