Meningkatkan Pengambilan Keputusan

A.                 Pengambilan Keputusan dan  Sistem Informasi

Perusahaan dapat menentukan sejumlah keputusan pokok dimana investasi sistem baru mungkin dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusannya. Berbagai keputusan diambil pada semua tingkatan dalam perusahaan, dan beberapa keputusan ini sifatnya umum, rutin, dan banyak. Walaupun nilai dari peningkatan setiap keputusan kecil, meningkatkan ratusan ribu keputusan yang “kecil” ini menghasilkan nilai tahunan yang sangat besar dalam bisnis. Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada pihak manajemen.

1.      Jenis Keputusan

Keputusan diklasifikasikan sebagai keputusan terstruktur, semiterstruktur, dan tidak terstruktur. Berikut ini merupakan penjelasannya:

a.      Keputusan Tidak Terstruktur Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang mengambil keputusannya harus memberikan penilaian, evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya. Setiap keputusan ini adalah baru, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada pengertian yang dipahami benar atau prosedur yang disetujui bersama dalam pengambilannya.

b.      Keputusan Terstruktur Keputusan tidak terstruktur adalah kebalikan dari keputusan tidak terstruktur yaitu sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih bari. Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari kedua jenis keputusan ini.

c.       Keputusan Semiterstruktur

Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang hanya sebagian masalahnya mempunyai jawaban yang jelas tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama.

                            

Manajer senior, manajer tingkat menengah, manajer operasional, dan para karyawan mempunyai jenis keputusan dan kebutuhan informasi yang berbeda.

2.      Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah, Simon (1960) menyatakan ada empat tahapan berbeda dalam pengambilan keputusan, yaitu: kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi. Tahapan pengambilan keputusan diantaranya : kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi(lihat gambar)

                                      

Berikut ini merupakan beberapa proses pengambilan keputusan yang dapat dibagi menjadi empat tahapan:

a.       Kecerdasan terdiri atas menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi- mengapa maslah itu terjadi, dimana, dan akibat apa yang dialami oleh perusahaan.

b.      Rancangan melibatkan identifikasi dan pecarian berbagai solusi masalah.

c.       Pilihan adalah tentang memilih alternatif solusi yang ada.

d.      Implementasi dalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa baik kerja solusi tersebut.

3.      Manajer dan Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata

Sistem pendukung pengambilan keputusan dapat mengahasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik oleh manajer dan karyawan, di atas rata-rata ROI perusahaan, dan profitabilitas yang lebih jauh lebih tinggi. Walaupun demikian, sistem informasi tidak dapat meningkatkan semua jeni keputusan yang ada dalam suatu organisasi.

a.      Peran Manajer Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka adalah mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta ulang tahun. Kita dapat memahami fungsi manajer dan perannya dengan lebih baik dengan cara meningkatkan perilaku manajer gaya klasik dan kontemporer.

1.      Model manajemen klasik menjelaskan fungsi manajerial secara formal, tetapi tidak menunjukkan apa yang dilakukan para manajer secara terperinci saat mereka merencanakan.memutuskan sesuatu, dan mengendalikan pekerja orang lain.Lima fungsi klasik dari manajer yaitu merencanakan, mengorganisasikan, mengoordinasikan, memutuskan dan mengendalikan.

2.      Model Keperilakuan menyatakan bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat lebih tidak sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik daripada yang kita percayai dalam kerangka model klasik.

3.      Peran Manajerial adalah perkiraan-perkiraan aktivitas yang seharusnya dilakukan para manajer dalam organisasi.

4.      Peran Interpersonal, dalam peran ini manajer bertindak sebagai figur utama dalam organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin, memberikan motivasi, nasihat, dan mendukung bawahannya.

5.      Peran Pengambilan Keputusan; dalam peran pengambilan keputusan mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, mengenai gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi.Manajer mengambil keputusan.   Dalam peran pengambil keputusan (decisional role), mreke bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi; mengalokasikan sumber daya kepada para staf yang membutuhkan; dan menegosiasikan konflik dan menjadi penengah antara kelompok-kelompok yang bertikai.

b.      Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata

Ketika kita dapat melihat bahwa sistem informasi tidak dapat membantu semua peran manajerial.Dan dalam peran manajerial di mana ssitem informasi dapat membantu mengambil keputusan, investasi dalam teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, penyaringan manajemen, dan budaya organisasi.

1.      Kualitas Informasi, dimana keputusan-keputasan yang berkualitas tinggi membutuhkan membutuhkan informasi berkualitas tinggi.

2.      Penyaringan Manajer; Walaupun dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, ada manajer yang dapat mengambil keputusan buruk. Manajer menerima informasi melalui berbagai tahap penyaringan yang masuk akal tentang dunia di sekitar mereka. Manajer mempunyai perhatian tertentu, fokus pada jenis maslah dan solusi tertentu, dan mempunyai bias-bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsep awalnya.

3.      Budaya Organisasi; Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang bersifat menentukan. Ketika lingkungan berubah dengan perusahaan perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan yang besar dalam organisasi menolak pengambilan keputusan  untuk perubahan besar.

B.                 Sistem untuk Mendukung Keputusan

Teknologi infromasi menyediakan perangkat baru bagi manajer untuk melaksanakan peran lama dan peran baru mereka, memungkinkan mereka untuk mengawasi, merencanakan, dan meramalkan dengan lebih tepat dan cepat  dari sebelumnya dan  untuk merespons  perubahan lingkungan bisnis dengan lebih cepat. Sistem informasi telah banyak berguna untuk manajer dalam memberkan dukungan bagi peran mereka dalam menyebarkan informasi, menjadi penghubung antara berbagai tingkatan organisasi, dan mengalokasikan sumber-sumber daya. Namun, beberapa peran manajerial tidak dapat dibantu oleh system informasi, dan keberhasilan system informasi dalam mendukung pengambilan keputusan tidak terstruktur tidaklah terlalu baik.

Ada lima jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang lebih dijelaskan, yaitu: sistem informasi manajemen (SIM), sistem pendukung keputusan (DSS), nilai bisnis DSS, visualisasi data dan sistem informasi geografis (GIS), sistem pendukung keputusan pelanggan berbasis web.

1.      Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem informasi manajemen secara khusus menghasilkan laporan yang sifatnya tetap dan rutin berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan. Laporan SIM adalah laporan perkecualian, hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus dan luar biasa, seperti ketika kuota penjualan untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat yang diperkirakan, atau karyawan telah melebihi batas pengeluaran tunjangan perawatan giginya. Kini banyak laporan semacam itu yang dapat diperoleh secara online melalui internet, dan laporan SIM lainnya hanya dapat diperoleh berdasarkan permintaan.

2.      Sistem Pendukung Keputusan (DSS) Sistem pendukung keputusan (DSS) mendukung analisis masalah semiterstruktur dan tidak terstruktur. DSS di masa paling awalnya sangatlah digerakan oleh model, menggunakan beberapa jenis model untuk menunjukkan analisis “bagaimana jika” dan analisis lainnya. Kemampuan analisis DSS didasarkan pada teori atau model yang kuat, digabungkan dengan suatu antarmuka pengguna yang baik yang membuat sistem tersebut mudah digunakan.

Komponen-komponen DSS adalah basis data DSS, antarmuka pengguna, dan sistim peranti lunak DSS : yang digerakkan oleh model dan oleh data. DSS dapat mendukung pengambilan keputusan dalam penentuan harga, manajemen rantai pasokan, dan CRM, selain juga meomodelkan scenario bisnis alternative. DSS yang diarahkan pada pelanggan dan juga manajer menjadi semakin banyak tersedia di Web. Sebuah kategori khusus DSS yang dinamakan system informasi gegrafis (GIS) menggunakan teknologi visualisasi data untuk menganalisa dan menampilkan data untuk merencanakan dan pengambilan keputusan dengan peta digital. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna kedalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.

DSS menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya. DSS juga memungkinkan para manajer untuk  melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut  model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajement terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan.

Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan  Data-drivenDSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendirit erpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan. Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktorf-actor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan,seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan system  menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi.

1.      Komponen DSS Komponen utama dari DSS adalah basis data DSS, antarmuka pengguna, dan sistem peranti lunak DSS. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC atau gudang data yang besar.

                                              

DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya. Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data. DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.

Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagaiaktivitas. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk.Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-linecatalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan keputusan.

Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:

a.       Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.

b.      Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.

c.       DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan.

d.      DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali elemen-elemen dasar.

e.       Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk digunakan.

f.       DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.

g.       Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.

h.      Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebihbesar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sisteminformasi.

i.        DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna.

Nilai Bisnis DSS DSS telah menjadi sangat berguna dan penting, dengan menyediakan informasi yang terperinci dan baik untuk mengambil keputusan yang memungkinkan perusahaan mengoordinasikan proses bisnis baik internal maupun eksternal dengan tepat. Beberapa DSS membantu perusahaan dengan keputusan-keputusan dalam manajemen hubungan pelanggan atau manajemen rantai pasokan. Beberapa DSS mengambil keuntungan dari data perusahaan besar yang disediakan oleh sistem perusahaan.

3.      Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis (GIS)

Perangkat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dari data daalm jumlah besar yang akan sulit dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulisan biasa. Beberapa pernagkat visualisasi  data bersifat interaktif memungkinkan pengguna untuk memanipulasi data dan melihat perubahan tampilan grafis sebagai respons atas perubahan yang dilakukan. Sistem informasi geografis adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan teknologi visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk perencanaan dan pengambilan keputusan dalam bentuk peta digital. Gis mempunyai kemampuan membuat model, memungkinkan manajer untuk mengubah data dan secara otomatis mempengaruhi skenario bisnis untuk mencari solusi yang lebih baik.

4.      Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis Web Sistem pendukung keputusan pelanggan membantu proses pengambilan keputusan untuk seorang pelanggan atau calon pelanggan. DSS berbasis Web menjadi populer khususnya dalam bidang layanan keuangan karena banyak orang mencoba mengelola aset dan dana pensiun mereka sendiri.

5.      Sistem Manajemen Eksekutif (ESS) ESS adalah system yang member informasi dari luar (gerita,analisis saham, dan tren industry) dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus mengambil keputusan yang kebanyakan tidak terstruktur. ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.

ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hukum pajak yang baru atau pesaing, tetapi sistem ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan DSS internal. Sistem ini menyaring, memadatkan, dan melacak data penting, menampilkan data dengan kepentingan terbesar bagi manajer senior. ESS menyediakan data baik dari sumber internal maupun eksternal dan menyediakan lingkungan komputasi dan komunikasi umum yang dapat difokuskan dan diterapkan pada sejumlah masalah yang terus berubah. ESS membatu eksekutif senior mengawasi kinerja perusahaan, mengenali masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan meramalkan tren di masa mendatang. System ini dapat menyaring perincian tambahan untuk gambaran umum tingkat tinggi, atau menelusuri untuk menyediakan data transaksi  yang terperinci apabila diperlukan oleh manajer senior, ESS memanfaatkan data perusahaan yang tersedia dari system perusahaan. Selain itu, ESS mambantu manajer senior menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren sehingga manajer dapat lebih mudah mengawasi kinerja operasional atau mengidentifikasi masalah dan kesempatan strategis. ESS sangat bermanfaat untuk memindai kondisi lingkungan, memberikan aspek inteligensi bisnis dengan membantu manajemen mendeteksi ancaman atau kesempatan strategis dari lingkungan organisasi. ESS dapat meningkatkan jangkauan control manajemen senior, memungkinkan mereka untuk memantau lebih banyak orang dengan sumber daya yang lebih sedikit. Sistem pendukung eksekutif  membantu manajer dalam masalah tidak struktur dan semiterstruktur dengan berfokus pada kebutuhan informasi pada manajemen senior. Dengan menggabungkan data dari sumber internal dan eksternal. ESS dapat membantu para eksekutif senior mengawasi kinerja organisasional, melacak aktivitas pesaing, mengetahui berbagai masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan meramalkan tren bsinis.

a.      Peran ESS dalam Perusahaan ESS mempunyai kemampuan untuk menelusuri, berpindah dari bagian data rangkuman ke tingkatan perincian yang semakin rendah. Kemampuan untuk menelusuri ini berguna tidak hanya bagi eksekutif senior tetapi juga bagi karyawan tingkat rendah yang perlu melakukan analisis data. Perangkat OLAP untuk mnganalisis basis data berukuran besar menyediakan kemampuan ini. Tantangan utama dari ESS adalah mengintegrasikan data dari sistem yang dirancang untuk tujuan-tujuan yang sangat berbeda, jadi eksekutif senior dapat mengulas kinerja organisasional dari perspektif perusahaan secara keseluruhan.

2.      Nilai Bisnis ESS Sebagian besar nilai bisnis dari ESS ditemukan pada fleksebilitasnya dan kemampuan untuk menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren. Grafiknya yang mudah digunakan memungkinkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat dengan kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh sistem berbasis kertas. Para eksekutif menggunakan ESS untuk memantau indikator kinerja utama diseluruh perusahaan dan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam menghadapi perubahan-perubahan dalam lingkungan eksternal. Ketepatan waktu dan ketersediaan data menyebabkan tindakan-tindakan yang dibutuhkan dapat diidentifikasi dan dilakukan lebih cepat dari sebelumnya.

3.      ESS dan Perusahaan Digital Untuk mengilustrasikan cara-cara ESS yang membantu pengambilan keputusan, kini dijelaskan jenis-jenis penerapan. ESS yang penting untuk mengumpulkan inteligensi bisnis dan membantu kinerja perusahaan seperti: Perusahaan National Life: ESS untuk Inteligensi Bisnis, Perusahaan Bonita Bay Properties dan Pharmacial Corporation: Membantu Kinerja Perusahaan dengan Dasbor Digital dan Sistem Balanced Scorecard dan perusahaan Caesar’s Entertaiment: Analisis Kinerja Keseluruhan Perusahaan

6.      Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (GDSS)

GDSS adalah sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitasi penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambilan keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok. Perangkat kolaborasi dan konferensi berbasis Web yang dijelaskan sebelumnya membantu beberapa proses pengambilan keputusan kelompok, tetapi fokusnya tetap pada komunikasi GDSS, di sisi lain, menyediakan perangkat dan teknologi yang diperlengkapi secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok dan dikembangkan sebagai respons atas meningkatnya perhatian yang diberikan pada kualitas dan efektifitas dari rapat perusahaan.

Peranti lunak GDSS awalnya dikembangkan untuk rapat-rapat yang semua pesertanya berada diruang yang sama, tetapi sekarang juga dapat digunakan untuk rapat jaringan yang para pesertanya tersebar di beberapa lokasi. Peranti lunak GDSS yang spesifik mencangkup hal-hal berikut:

a.       Kuesioner elektronik membantu penyusunan rapat dalam perencanaan prapertemuan dengan mengidentifikasi persoalan yang perlu diperhatikan dan dengan membantu memastikan bahwa informasi perencanaan yang penting tidak terlewatkan.

b.       Perangkat brainstorming elektronik memungkinkan orang-orang secara bersamaan dan anonim menyumbangkan ide mengenai topik rapat.

c.        Perangkat kuesioner mendukung fasilitas dan pemimpin kelompok saat mereka mengumpulkan informasi sebelum dan selama proses penentuan prioritas berlangsung.

d.       Perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas menyediakan sejumlah metode pemungutan suara, pemeringkatan, hingga sejumlah teknik pembobotan untuk menentukan prioritas pemungutan suara.

e.        Perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan menggunakan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi dampak dari suatu proposal yang muncul terhadap organisasi dan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan dan mengevaluasi dampak potensial dari pihak-pihak tersebut terhadap proyek yang diusulkan.

f.        Perangkat pembentukan kebijakan memberikan dukungan terstruktur untuk menciptakan kesepakatan mengenai kata-kata yang digunakan dalam pernyataan kebijakan perusahaan.

g.        Kamus kelompok mendokumntasikan definisi kata dan istilah yang penting bagi proyek tersebut yang telah disepakati bersama.

                                    

Rangkaian aktivitas dan perangkat pendukung kolaborasi yang digunakan dalam sebuah sistem rapat elektronik memfasilitasi komunikasi peserta dan menghasilkan  rengkaman lengkap dari rapat tesebut. GDSS mendukung para pengambil keputusan bertemu bersama-sama untuk mencapai keputusan secara lebih efisien dan terutama bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas rapat yang dihadiri dari empat atau lima orang. Namun, efektivitas GDSS bergantung pada komposisi kelompoknya, tugasnya, pilihan perangkat yang dan dukung rapat yang tepat, dan konteks organisasional dari rapatnya. Beberapa manfaat yang dapat di peroleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:

a.       Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.

b.       Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

c.        Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut danterancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebihtinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

d.       Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan pesertarapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya tanpa takut untuk dikritik.

e.        Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akandievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yangmemberikan ide tersebut.

f.        Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

g.        Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau aktivitas yang dievaluasi.

h.       Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinka nketidak sepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus dilanjutkan dan produktif.

i.         Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.

Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu kelompok pengambil keputusan.Komponen GDSS terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.

Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:

a.       GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen system yang telah ada.

b.       Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatukelompok.

c.        GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.

d.       GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.

e.        GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.