Rentang Manajemen

A.                 Pengertian Rentang Manajemen

Bila kegiatan-kegiatan dibagi dan didepartementalisasikan, manajer perlu untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu untuk mencapai tujuan. Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang dikenal sebagai “ rentang manajemen ” atau “ rentang kendali ”. Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Istilah-istilah lain rentang manajemen mencakap span of control atau Span of authority atau Span of attention atau span of supervision.

Hubungan rentang manajemen dan koordinasi: ”Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.” Adapun, Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision, Berapa sebenaranya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. *9 Pertama rentang manajemen memperngaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Oleh karena itu, Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manajer dengan bawahan dalam dua kelompok dua atau lebih, juga memeperhatikan hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan. Secara matematik V.A. Graicunas menetapkan rumus matematikan untuk menghitung jumlah hubungan yang akan dilakukan, yaitu : R= n (2ⁿ¹+ n 1)

Dimana R = Jumlah hubungan

n = Jumlah bawahan

B.                 Alasan Penentu Rentang Manajemen Yang Tepat

1.      Retang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Terlalu melebarnya rentang berarti manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

2.      Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.
Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbebtuk ”tall” dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Sedangkan rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk ”flat” yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

C.                 Rentang Manajemen dan Tingkatan Organisasional

            Hubungan antara rentang manajemen dan tingkatan organisasional digambarkan dalam gambar 7.1. Suatu organisasi (secara teoritik) dengan 32 tenaga operatif ditunjukkan dalam tiga struktur rentang manajemen, dimana setiap struktur memerlukan jumlah manajer yang berbeda. Dalam kenyataannya, adalah tidak biasa mempunyai rentang manajemen yang sama pada setiap tingkatan dalam mana setiap struktur diorganisasikan. Pada struktur A, seorang manajer mengawasi secara langsung keseluruhan 32 bawahan, yang menghasilkan rentang manajemen yang sangat lebar dan struktur organisasi yang datar (flat). Struktur B menunjukkan rentang manajemen yang lebih sempit dan struktur organisasi yang lebih tinggi. Pada struktur C, dengan rentang manajemen hanya 4, ada 11 manajemen dengan tiga tingkatan, yang membuat rentang manajemen dangat sempit dan struktur organisasi sangat tinggi.

D.                 Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

Umumnya, Organisasi dengan meningkatnya jumlah karyawan mempunyai tiga pilihan yakni rentang manajemen naik; hirarki tingkatan manajemen naik; atau kombinasi keduanya. Adapun, Pertimbangan ekonomis sebagai hal terpenting dalam penentuan rentang manajemen adalah : Semakin lebar rentang manajemen maka biaya untuk manajer menurun dan biaya untuk aktivitas operasional meningkat dan sebaliknya. Dan Semakin sempit rentang manajemen maka biaya untuk manajer meningkat dan biaya untuk aktivitas operasional menurun. Berikut ini merupakan penjelasan atas rentang manajemen lebar dan rentang manajemen sempit:

1.      Rentang Manajemen Yang Melebar Alasan digunakan: Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau distorsi. Penambahan tingkatan menajemen memakan biaya, karena memerlukan penambahan gaji meterial. Penggunaan sumber daya manajer secara efisien.

2.      Rentang Manajemen Yang Menyempit Alasan digunkan: pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi besar. Penggunaan rentang manajemen terlalu melebar berarti manajer tidak akan dapat menjalankan fungsi-fungsi dengan efektif dan mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan. Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

Beberapa realita yang dihadapi adalah :

1.      Realitas Bisnis. Ini tidak hanya mempertimbangan nilai ekonomi dasar seperti yang baru saja kita bahas, tetapi juga hal-hal lain seperti bagaimana tersebarnya operasional  organisasi. Semakin tersebar suatu organisasi (dalam hal fungsi atau operasi), maka kebutuhan akan manajer tingkat menengah dan manajer tingkat yang lebih rendah kemungkinan akan diperlukan lebih banyak lagi.

2.      Realitas Manajemen. Sistem organisasi manajemen juga akan mempengaruhi jenis rentang yang diperlukan. Sebagai contoh, dalam organisasi dimana bawahan diizinkan banyak kemerdekaan, rentang yang lebih luas mungkin diperlukan. Bawahan  akan membuat lebih banyak keputusan menurut mereka sendiri. Hal seperti itu terjadi pula, dalam organisasi dengan program perencanaan yang efektif, bawahan akan lebih sadar akan tanggung jawab mereka dan kemungkinan akan membutuhkan pengawasan kurang.

3.      Realitas Manusia. Kepribadian dan kemampuan para manajer dan bawahan juga akan mempengaruhi rentang yang dipilih. Beberapa manajer mungkin ingin mengawasi (atau lebih mampu mengawasi) bawahan mereka lebih dekat daripada yang lain, dalam hal rentang yang mereka sukai akan cenderung sempit. Bawahan yang terlatih dan sangat mam pu (ahli) biasanya tidak begitu suka diawasi terlalu ketat. Manajer dengan bawahan seperti itu akan memerlukan rentang yang lebih luas.

E.                 Faktor - Faktor yang mempengaruhi Rentang Manajemen

Pada dasarnya faktor-faktor pengaruh yang dipertimbangkan adalah:

1.      Kesamaan fungsi-fungsi Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

2.      Kedekatan geografis Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.

3.      Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

4.      Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

5.      Perencanaan yang dibutuhkan manajer. Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

6.      Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas. Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

Faktor lain yang dipakai untuk menentukan rentang manajemen dan dijadikan sebagai pedoman yang mencakup beberapa faktor yang berhubungan dengan situasi, bawahan dan atasan, yang secara ringkas dapat ditunjukkan berikut ini :

1.      Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentang manajemen dapat relatif melebar bila :

a.       Pekerjaan bersifat rutin

b.      Operasi-operasi stabil

c.       Pekerjaan bawahan sejenis

d.      Bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang lain

e.       Prosedur-prosedur dan metoda-metoda dibuat secara baik dan telah diformalisasikan.

f.       Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.   

2.      Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan. Rentang manajemen dapat relatif melebar apabila :

a.       Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.

b.      Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

3.      Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan. Rentang manajemen dapat relatif melebar apabila :

a.       Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.

b.      Manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasannya.

c.       Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan.

d.      Manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas dari pada ketat.

Kepustakaan

Handayaningrat, Soewarno. 1985. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen. Cetakan Keenam. PT Gunung Agung. Jakarta.

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. Edisi Kedua. Cetakan Kedelapanbelas. BPFE-Yogyakarta.

Hasibuan, Malayu S.P. 2007. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi Revisi. Cetakan Keenam. Bumi Aksara. Jakarta

http://aditiaa.blogspot.com/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html

Mukhyi, Muhammad Abdul dan Imam Hadi Saputro, Pengantar Manajemen Umum. Depok : Universitas Gunadarma